Virtual Meeting Rules Business

Netiquette – Regelvorlagen für virtuelle Besprechungen

Obwohl Online-Meetings aus verschiedenen Gründen anstrengend sind (Zoom Fatigue), sind sie ein unschätzbares Verbindungsinstrument, insbesondere seit der Coronavirus-Pandemie. Sie verbinden Interessenten und Kunden bis hin zu Mitarbeitern und Remote-Teammitgliedern auf der ganzen Welt. Virtuelle Meetings ermöglichen alles von Verkaufsgesprächen bis hin zu Updates mit weltweiten Teilnehmern.

Da es unstrittige und wesentliche Unterschiede zwischen persönlichen und virtuellen Besprechungen gibt, hilft die Netiquette, unter diesen Umständen Belastung zu verringern. Das Internet ist voller Regeln und Tipps, die verschiedene Facetten der virtuellen Kommunikation hervorheben. Leider gibt es keine All-in-One-Lösung, die für jeden Zweck geeignet ist. Teams sind unterschiedlich, ebenso wie die Gründe, sich der virtuellen Kommunikation zuzuwenden. Obwohl es notwendig ist, sich auf eine Reihe von Netiquette-Regeln zu einigen, sollte ein Regelsystem individuell angepasst und vereinbart werden. Hier finden Sie Vorlagenelemente für die Regeln Ihres eigenen Teams. Keine von ihnen ist eine „Raketenwissenschaft“, und die meisten von ihnen sind auch nicht wirklich neu, haben sich aber längst für erfolgreiche Meetings beworben.

# 1 Planen Sie Ihr virtuelles Meeting

Planen Sie nur erforderliche Besprechungen

Die erste Regel für Besprechungen, auch für Online-Besprechungen, lautet, dass sie einem bestimmten Zweck dienen sollen. Wenn Sie einfach eine kurze E-Mail senden oder ein Problem auf eine andere, weniger zeitaufwändige Weise lösen können, lassen Sie Ihr Team nicht die Zeit damit verbringen, ein ganzes Meeting durchzusitzen.

Laden Sie nur notwendige Teilnehmer ein

Ebenso sollte Ihre Besprechung nur diejenigen umfassen, die für das Gespräch tatsächlich wichtig sind. Wenn Sie jemanden einladen, für den die Informationen nicht wirklich relevant sind, verschwenden Sie nur seine Zeit.

Laden Sie keine unangekündigten Gäste ein

Sie sollten auch allen Teilnehmern klar machen, wer auf der Gästeliste steht. Sie möchten nicht, dass jemand überrascht wird, wenn das Meeting beginnt.

Stimmen Sie die Planung ab

Bei Online-Besprechungen kann es auch eine gute Idee sein, wichtige Teilnehmer nach Zeiten zu fragen, die für sie funktionieren, anstatt sie nur zu planen und dann Personen einzuladen.

Senden Sie eine offizielle Einladung

Sobald Sie eine Uhrzeit und ein Datum ausgewählt haben, können Sie eine offizielle Einladung zu einem Programm wie Google Kalender senden, damit die Nutzer diese bestimmte Zeit auf einfache Weise reservieren können.

Bestätigen Sie, falls erforderlich

Wenn Sie ein Meeting rechtzeitig geplant haben, können Sie es auch schnell mit den Personen bestätigen, mit denen Sie sich einen Tag im Voraus treffen, um sicherzugehen. Bei virtuellen Besprechungen müssen Sie bei der Planung auch die Zeitzone klar definieren. Gehen Sie nicht einfach davon aus, dass sich neue Kontakte in Ihrer Zeitzone befinden.

# 2 Vorbereitung für Ihr virtuelles Meeting

Versenden Sie eine spezifische Agenda

Senden Sie vor der Besprechung eine Besprechungsanfrage mit einer beigefügten Tagesordnung an alle Teilnehmer, in der der Zweck des Anrufs, die Teilnehmer und alle Erwartungen an das, was während der Sitzung erreicht werden muss, beschrieben werden. Sie können aus einer Vielzahl von Vorlagen für Besprechungspläne auswählen.

Bieten Sie einen festgelegten Zeitplan an

Sie sollten auch Zeiten auf Ihre Tagesordnung setzen, damit die Teilnehmer den Rest ihres Tages planen können.

Stellen Sie wichtige Dokumente bereit

Wenn Sie während Ihres Meetings auf wichtige Dokumente verweisen, senden Sie diese Elemente vor oder während des Meetings an die Meeting-Teilnehmer, damit diese sie als Referenz haben können.

Seien Sie mit Präsentationsmaterialien vorbereitet

Und wenn Sie Ausrüstung für eine Präsentation benötigen, stellen Sie vorher sicher, dass alles in gutem Zustand ist, damit Sie keine Zeit damit verschwenden, sie zum Laufen zu bringen.

Lassen Sie die Leute wissen, was sie erwartet

Wenn Personen während des Meetings über Dokumente oder andere Materialien verfügen müssen, unabhängig davon, ob es sich um ein wichtiges Dokument oder um Kundenkontaktinformationen handelt, machen Sie dies im Voraus klar.

Informieren Sie die Teilnehmer im Voraus, wenn Sie während des Anrufs Entscheidungen treffen müssen. Auf diese Weise können sie sich vorbereiten.

Kenne Sie Ihre Zuhörer

Bei der Vorbereitung Ihrer Präsentation oder anderer Tagesordnungspunkte ist es auch wichtig, dass Sie Ihre Zielgruppe berücksichtigen und Ihre Nachrichten speziell an diese richten. Verschwenden Sie keine Zeit mit Stellplätzen, die nicht relevant sind. Verwenden Sie keinen Ton oder kein Thema, das wahrscheinlich nicht genau die Personen anspricht, mit denen Sie sich treffen.

Machen Sie vorher einen Test

Es ist auch eine gute Idee, vorher Ihre eigene Meeting-App oder Ihr eigenes Meeting-Programm zu testen, um sicherzustellen, dass das Meeting reibungslos verläuft.

Haben Sie einen geeigneten Benutzernamen und ein Foto

Wenn Sie ein Programm wie Skype für Besprechungen verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihr Benutzername und Ihr Foto für professionelle Besprechungen geeignet sind.

Wählen Sie einen ruhigen Ort

Auch wenn Sie Online-Meetings von praktisch jedem Ort aus abhalten können, ist es am besten, einen ruhigen Ort zu wählen, an dem es nicht zu vielen Ablenkungen oder Lärm kommt.

Kleiden Sie sich angemessen

Wenn Sie an einer Videokonferenz teilnehmen, müssen Sie Ihr Erscheinungsbild berücksichtigen. Dies ist möglicherweise nicht so wichtig wie für persönliche Besprechungen. Aber Sie müssen immer noch professionell aussehen.

# 3 Halten Sie Ihr virtuelles Meeting ab

Stellen Sie sicher, dass jeder auf Online-Konferenzräume zugreifen kann

Wenn Sie ein virtuelles Meeting abhalten, sollten Sie sich vorher bei allen melden, um sicherzustellen, dass sie Zugriff auf das Programm haben, das Sie verwenden möchten. Lassen Sie sie rechtzeitig wissen, falls sie eine App herunterladen müssen, um an Ihrem Meeting teilzunehmen.

Pünktlichkeit

Unabhängig davon, ob Sie das Meeting leiten oder nur als Gast teilnehmen, müssen Sie pünktlich erscheinen. Realistisch gesehen sollten Sie ein bisschen früh dran sein, um sicher zu gehen.

Rufen Sie bei Problemen an

Wenn Sie einen Notfall oder Konflikt haben, der dazu führt, dass Sie ein Meeting verpassen oder zu spät kommen, müssen Sie dies dem Gastgeber oder den Teilnehmern so bald wie möglich mitteilen.

Passen Sie die Lautstärke an

Wenn alle Teilnehmer an einer Online-Konferenz teilnehmen, lassen Sie alle Mitarbeiter „Hallo“ sagen, um die Lautstärke zu testen, damit Sie bei Bedarf sofort Anpassungen vornehmen können.

Eröffnung

Online-Meetings sollten immer mit Einführungen beginnen. Wenn Sie Personen, die sich möglicherweise nicht kennen, zu einem Online-Meeting eingeladen haben, stellen Sie sie persönlich vor oder geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich zu Beginn des Meetings vorzustellen.

Erinnern Sie die Teilnehmer nach der Einführung kurz daran, warum Sie sich versammelt haben. Geben Sie den Grund für die Aufforderung und alle erforderlichen Ziele oder Ergebnisse an. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, die Grundregeln für den Anruf durchzugehen.

Wenn Sie beispielsweise eine vorbereitete Präsentation haben, können Sie die Teilnehmer bitten, ihre Fragen bis zum Ende zu behalten – anstatt eine informellere Diskussion zu führen, wo ein Hin und Her angebracht ist.

Vergessen Sie keine Namen

Unabhängig davon, ob Sie jemanden zum ersten oder zum siebten Mal treffen, es ist wichtig, sich Namen zu merken und sie tatsächlich zu verwenden, wenn Sie Leute begrüßen.

Halten Sie Kurs

Während des Meetings können Sie von Zeit zu Zeit Nebengespräche führen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie das Gespräch immer zum Hauptzweck zurückführen und die Uhr im Auge behalten, damit Sie die Zeit aller höflich betrachten können.

Laut sprechen

Wenn Sie während eines Meetings sprechen, müssen Sie so laut sprechen, dass jeder Sie hören kann.

Unterbrechen Sie andere nicht

Hören Sie Teilnehmer aus, bevor Sie sich eigene Gedanken machen.

Vermeiden Sie es, sofort zu sprechen

Wenn eine Frage an die gesamte Gruppe gestellt wird, können Sie unangenehme Unterbrechungen vermeiden, indem Sie eine Sekunde warten, bis Sie das Wort ergreifen. Wenn andere dies sofort tun, warten Sie, bis Sie an der Reihe sind. Wenn niemand etwas sagt, können Sie loslegen.

Fragen Sie, bevor Sie lange Überlegungen mitteilen

Wenn Sie lange Überlegungen oder Ideen beitragen, fragen Sie vorher, ob dies in Ordnung ist, falls Ihnen die Zeit ausgeht. Sie können es später jederzeit in einer E-Mail abrunden oder in einem anderen Meeting teilen.

Schalten Sie stumm, wenn Sie nicht sprechen

Um zu vermeiden, dass Hintergrundgeräusche andere ablenken, schalten Sie sich einfach stumm, wenn Sie längere Zeit nicht sprechen.

Hören Sie zu

Stellen Sie auch während anderer Gespräche sicher, dass Sie tatsächlich zuhören. Sie möchten etwas nicht verpassen und es später in einer Frage ansprechen.

Verwenden Sie Humor mit Vorsicht

Wenn Sie bei Besprechungen Lust auf Humor haben, stellen Sie einfach sicher, dass er für Ihr Publikum geeignet ist. Dies ist viel einfacher, wenn Sie direkt mit Teammitgliedern sprechen. Seien Sie jedoch vorsichtiger, wenn Sie sich mit Kunden oder Personen virtuell treffen, die Sie nicht gut kennen.

Legen Sie Ihr Telefon weg

Sie sollten Ihr Telefon auch während Besprechungen stumm schalten, damit es nicht unterbrochen wird.

Essen Sie nicht während eines Meetings

Sie sollten vermeiden, während Online-Meetings zu essen. Also essen Sie vorher. Und nippen Sie nur dann an Wasser, wenn jemand anderes an der Reihe ist.

Planen Sie eine festgelegte Zeit für Fragen

Zeit für Fragen ist eine gute Idee, um Probleme ansprechen zu können.

Dominieren Sie den Fragenbereich nicht

Wenn ein Fragenbereich geplant wird, stellen Sie eine oder zwei Fragen. Aber dominieren Sie das Gespräch nicht. Geben Sie auch anderen eine Chance.

Besprechen Sie persönliche Angelegenheiten nach dem Meeting

Wenn während eines Gruppentreffens etwas auftaucht, das wirklich nur für Sie und eine andere Person relevant ist, nehmen Sie sich Zeit, um es später zu besprechen, anstatt die Zeit aller anderen in Anspruch zu nehmen.

Belehren Sie nicht

Manchmal stoßen Sie auch auf Situationen, in denen ein Mitglied Ihres Teams einen Fehler macht, der sich negativ auf Ihr Meeting auswirkt. Nutzen Sie die Besprechungszeit jedoch nicht, um sie zu belehren. Rufen Sie anschließend an, um dies gegebenenfalls zu besprechen.

Bleiben Sie ruhig

Egal mit wem Sie es zu tun haben, verlieren Sie während eines Meetings nicht die Beherrschung.

Gewähren Sie Pausen bei längeren Meetings

Wenn Sie ein Meeting veranstalten, das einige Stunden oder länger dauern wird, sollten Sie geplante Pausen in Ihre Agenda aufnehmen, damit die Teilnehmer etwas zu essen, ihre Telefone überprüfen und auf die Toilette gehen können.

Schließen Sie pünktlich

Behalten Sie während der gesamten Besprechung die Uhr im Auge, um die Besprechung, wie angekündigt zu beenden.

Geben Sie den Menschen die Möglichkeit zu gehen

Wenn Sie zufällig in der vorgegebenen Zeit alles geschafft haben, was Sie wollten, können Sie die Teilnehmer fragen, ob sie bleiben und das Meeting beenden möchten. Aber geben Sie den Menschen die Möglichkeit, pünktlich zu gehen, wenn sie zuvor Verpflichtungen eingegangen sind.

Seien Sie sich anderer Sprachen und Kulturen bewusst

In einigen Fällen treffen Sie möglicherweise auch Menschen aus unterschiedlichen Kulturen. Machen Sie sich also vor dem Treffen kulturelle Besonderheiten klar.

Notizen

Nach Ihrem Meeting ist es eine gute Idee, Notizen per E-Mail mit anderen zu teilen. Senden Sie mindestens einen kurzen Dank. Der Versuch, sowohl der Meetingleiter als auch der Schriftführer zu sein, verlangsamt die Konversation und führt möglicherweise dazu, dass Sie wichtige Informationen verpassen. Weisen Sie stattdessen entweder einem anderen Teilnehmer die Verantwortung das Protokoll zu oder verwenden Sie einen Konferenzdienst, der die Besprechung aufzeichnen kann. Sie können die Aufzeichnung dann für die Teilnehmer freigeben oder später wiedergeben, um die Sitzungsprotokolle zu transkribieren.

Teilen Sie keine Besprechungsinformationen mit anderen

Wenn es um Besprechungen geht, sollten die besprochenen Punkte in der Gruppe der Teilnehmer bleiben, sofern Sie nichts anderes klar erklärt haben. Teilen Sie also keine Details mit anderen, die nicht anwesend waren.

Arbeiten Sie Aufgaben ab

Wenn Sie sich freiwillig bereit erklärt haben, nach Ihrem Meeting Aufgaben zu erledigen, sollten Sie diese Punkte umgehend nachverfolgen.

Halten Sie sich an den Zeitplan

Starten Sie sofort aus Respekt vor der Zeit der Teilnehmer. Wenn Nachzügler beitreten, wiederholen Sie nicht das, was Sie bereits behandelt haben. Holen Sie sie stattdessen später – nach dem Anruf – ein, anstatt die Zeit aller zu verschwenden, die pünktlich ankamen. Achten Sie auch auf Ihre Endzeit, um zu vermeiden, dass Teilnehmer zu spät zu anderen Besprechungen kommen oder von anderen Prioritäten abgehalten werden.

Eines der besten Werkzeuge in Ihrem Arsenal, um den Zeitplan einzuhalten, ist Ihre Agenda. Stellen Sie sicher, dass Sie den im Voraus festgelegten Zeitplan einhalten. Ihre Teilnehmer erwarten auch dieses Tempo. Wenn sie den Zeitplan kennen, an den Sie sich halten möchten, können sie Ihnen helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben, anstatt Zeit damit zu verschwenden, herauszufinden, was Sie sonst noch abdecken oder mit nicht verwandten Elementen zu tun haben.

Ablenkungen minimieren

Ablenkungen wirken sich erheblich aus, wenn Sie an einem Online-Meeting teilnehmen. Es ist verlockend zu glauben, dass sie – nur weil Sie sich nicht im selben Raum wie Ihre Mitbesucher befinden – nicht bemerken, dass Sie durch Ihr Telefon scrollen oder eine E-Mail auf einem anderen Bildschirm verfassen.
Abgelenktes Verhalten in einem Online-Meeting schmerzt alle, insbesondere wenn Ablenkungen dazu führen, dass der Veranstalter zurückgehen und bereits geteilte Informationen wiederholen muss. Um mögliche Ablenkungen zu reduzieren und engagiert zu bleiben:
Wenn Sie auf Ihrem Telefon anrufen, arbeiten Sie nicht an anderen Projekten auf Ihrem Computer. Konzentrieren Sie sich auf das Meeting.
Wenn Sie ein Webkonferenzsystem zum Herstellen einer Verbindung verwenden, schließen Sie alle anderen Apps und Browserfenster, um Benachrichtigungen zu vermeiden
Vermeiden Sie raschelnde Papiere, lautes Essen oder andere störende Geräusche im Hintergrund.
Achten Sie darauf, andere nicht zu unterbrechen, wenn sie sprechen. Dies kann zugegebenermaßen schwierig sein, wenn Verzögerungen in der Audioempfindlichkeit unklar machen, wann andere Teilnehmer anfangen zu sprechen und aufhören zu sprechen. Dies ist ein wichtiger Grund, in eine Konferenzlösung mit HD-Audio von höchster Qualität zu investieren.
Ein weiterer guter Tipp: Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen. Wir haben alle Horrorgeschichten über Telefonkonferenzen über Personen gehört, die davon ausgegangen sind, dass sie stumm geschaltet sind, um private oder unappetitliche Informationen an ein unbeabsichtigtes Publikum weiterzugeben.
Besprechungsmanieren verschwinden nicht, nur weil Sie mit den anderen Teilnehmern nicht physisch anwesend sind. Setzen Sie hier die goldene Regel um: Machen Sie es mit anderen Online-Besprechungsteilnehmern so, wie Sie es in Ihren Besprechungen tun würden.

Bleiben Sie professionell

Online-Besprechungen fühlen sich oft weniger stressig an als persönliche Besprechungen, wodurch es verlockend sein kann, sich zu entspannen, sich zurückzulehnen und lockerer zu sein, als Sie es mit anderen im selben Raum tun würden. Aber auch wenn Teilnehmer können Sie zu Hause nicht mit nackten Füßen auf Ihrem Schreibtisch sehen, wird sich Ihre ungezwungene Haltung im Klang und Ton Ihrer Stimme niederschlagen.

Unabhängig davon, ob Sie an einer Audio- oder Videokonferenz teilnehmen, behalten Sie eine professionelle Haltung und ein professionelles Erscheinungsbild bei. Kleiden Sie sich so, als würden Sie die Teilnehmer persönlich treffen – gehen Sie nicht davon aus, dass Hosen bei einem Videoanruf optional sind. Mitbesucher können Sie möglicherweise nur von der Taille bis zu Ihrem unerwarteten Aufstehen sehen!

Planen Sie eine effektive Zusammenfassung

Schließen Sie am Ende des Anrufs nicht nur die Leitung. Beenden Sie stattdessen mit einer kurzen Zusammenfassung der getroffenen Entscheidungen und vereinbarten Maßnahmen. Lassen Sie außerdem alle wissen, was als nächstes zu erwarten ist, z.B. dass Sie

  • Besprechungsprotokolle oder einen Link zur Konferenzaufzeichnung versenden
  • Fragen beantworten, die während der Besprechung nicht gestellt werden konnten
  • Vorkehrungen treffen für das nächste Web-Meeting oder Follow-up mit Teilnehmern, die verschiedene Kanäle nutzen
  • Sie für Zeit der Teilnehmer danken. Ein erfolgreiches Online-Meeting erfordert die aktive Teilnahme jedes Teilnehmers. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung für ihre Bemühungen, indem Sie sich bedanken, bevor Sie die Leitung schließen.

Online-Meetings und Videokonferenzen sind ein effizientes Kommunikationsmittel und eine unschätzbare Methode, um Menschen zusammenzubringen. Ohne Vorbereitung und Prozesse, die sie so effektiv wie möglich machen sollen, besteht jedoch die Gefahr, dass die Zeit der Teilnehmer verschwendet wird, ohne tatsächlich etwas Wertvolles zu erreichen.

Quellen:

Annie Pilon: 50 Rules for Online Business Meeting Etiquette – Jun 7, 2017 Last Update: Sep 28, 2017

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